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Ordnungsgemäße Kassenführung
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1.Zusammenfassung
2.Sonderfall Überschussrechnung
3.Umsatzsteuer und Barkasse
4.Betriebsprüfung
5.Klassische Fehler
Zusammenfassung
(fordern sie unsere ausführliche Mandanten-Info an)
Die Aufzeichnungen über die Kassenbewegungen in einem Unternehmen sind
insbesondere dann von Bedeutung, wenn im wesentlichen Umfang
Bargeldgeschäfte getätigt werden.
In diesem Fall richtet die Finanzverwaltung verstärkt ihr Augenmerk auf
die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung.
So sind die Kassenaufzeichnungen in Unternehmen, deren Umsätze vorwiegend als
Bargeschäfte abgewickelt werden (Gastronomie, Einzelhandel etc.)
fehleranfälliger.
Der Gesetzgeber hat keine Vorschriften darüber erlassen, wie eine Kasse
genau zu führen ist. Die Regeln hierfür sind in der Literatur und von den
Gerichten aus den allgemeinen Buchführungsvorschriften abgeleitet worden.
Aus vorgenanntem Grund und dem Umstand, dass die Kassenaufzeichnungen vom
Steuerpflichtigen oder einem Mitarbeiter in seinem Betrieb und nicht vom
Steuerberater geführt werden müssen, wird diese Thematik oft stiefmütterlich
behandelt oder gar als Zeit raubende Formalie angesehen.
Aber gerade Fehler in den Aufzeichnungen führen in der Regel zu nicht
unerheblichen Zuschätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen.
Prüfer stürzen sich bei bargeschäftsintensiven Betrieben regelrecht auf
die Kassenaufzeichnungen.
Hierbei kommt neben der Belegprüfung seit einigen Jahren auch eine Prüfsoftware
zum Einsatz, die Fehler oder Ungereimtheiten in einem gewissen Umfang aufdecken
kann.
Umso wichtiger ist es, sich mit dieser Problematik auseinander zu setzen.
Die Organisation der Kassenführung und die Art der Aufzeichnungen sollte
in jedem Fall vom Steuerpflichtigen mit seinem Steuerberater abgesprochen
werden.
Sonderfall Überschussrechnung
Unternehmer, die nicht bilanzieren, sondern ihren Gewinn im Rahmen einer so
genannten Einnahme-/Überschussrechnung ermitteln, sind nicht
verpflichtet ein Kassenbuch zu führen.
Gleichwohl müssen sie aber zumindest eine geordnete chronologische Ablage der
Barbelege vornehmen.
Problematisch wird dies aber dann, wenn die Einzelumsätze nicht durch eine
geordnete Belegsammlung nachweisbar sind und ein Kassenbericht nicht vorliegt.
Hier kann z. B. eine Registrierkasse Abhilfe schaffen, indem die Z-Bons als
Umsatznachweis in der Belegsammlung abgelegt werden.
| Hinweis: Die Führung von Kassenbuch oder Kassenbericht ist trotzdem zu empfehlen, da andernfalls regelmäßig Diskussionen oder gar Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung über die Ordnungsmäßigkeit der Kasse insbesondere im Hinblick auf die Umsatzermittlung zu erwarten sind. |
Umsatzsteuer und Barkasse
Führt der Unternehmer Barumsätze aus, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen
(i.d.R. werden dies 7% oder 19% sein) muss er eine getrennte Aufzeichnung in
seinem Kassenbuch, Kassenbericht und seiner Registrierkasse oder seiner
elektronischen Kasse sicherstellen.
Es ist empfehlenswert, die zur Anwendung gelangende Art der Trennung der
Entgelte mit seinem steuerlichen Berater zu besprechen.
Betriebsprüfung
Der Finanzverwaltung ist bewusst, dass in Betrieben mit nennenswerten
Barumsätzen bzw. deren Geschäfte ausschließlich oder nahezu ausschließlich bar
ablaufen, die Kasse der Dreh- und Angelpunkt bei Unstimmigkeiten ist. Aus diesem
Grund widmen sich Betriebsprüfer in derartigen Betrieben intensiv der
Kassenführung.
Werden Fehler in der Ordnungsmäßigkeit festgestellt, führt dies
regelmäßig zu Umsatzzuschätzungen durch den Prüfer. Selbst kleinere Fehler
führen zu gravierenden Problemen, wenn andere Faktoren, wie z.B. eine vom Prüfer
durchgeführte Nachkalkulation, ebenfalls Unstimmigkeiten aufweisen.
| Umsatzzuschätzungen führen direkt zu Umsatzsteuernachzahlungen und über die einhergehende Gewinnerhöhung je nach den persönlichen steuerlichen Verhältnissen des Betroffenen in der Regel zusätzlich zu Einkommen- und Gewerbesteuernachzahlungen. |
„Klassische“ Fehler:
- Minuskasse: Es kann nachgewiesen werden, dass der
Kassenbestand rechnerisch zu einem bestimmten Zeitpunkt im Minus
gewesen sein muss. Da in der Kasse tatsächlich nur Geld oder kein
Geld liegen kann, ist diese damit nicht korrekt geführt worden.
- Additionsfehler: Der in einem Kassenbericht ausgewiesene
Tagesumsatz stimmt mit dem Ist-Bestand überein, aber der
Rechenweg vom Kassenendbestand zum Umsatz zeigt bei der
Nachaddition ein anderes Ergebnis.
- Die Z-Bons sind nicht fortlaufend.
- Die Umsätze werden gerundet eingetragen.
Darüber hinaus gibt es typische Beweisanzeichen, welche die Prüfer die
Ordnungsmäßigkeit in Frage stellen lassen. Hierzu zählen z.B. häufige
Bareinlagen in die Kasse, um Fehlbeträge auszugleichen oder hohe Barbestände,
für die keine betriebliche Notwendigkeit gegeben ist. Die Kassenaufzeichnungen
sind Bestandteil der Buchführung. Seit 2002 müssen Unternehmer den
Betriebsprüfern die Buchführung in digitaler Form zur Verfügung stellen.
Die Finanzverwaltung setzt darum im Rahmen ihrer Prüfungen eine
Prüfsoftware ein. Damit werden z. B. statistische Untersuchungen über die
Kassenbuchungen vorgenommen.
Neben der Kassenminusprüfung erfreut sich der Chi-Quadrat-Test
großer Beliebtheit. Bei diesem Test wird überprüft, ob die in der Kasse
eingetragenen Umsatzzahlen statistisch „korrekt“ verteilt sind und es sich nicht
um „erfundene“ Zahlen handelt. Hierbei wird unterstellt, das jeder Mensch
gewisse Lieblingszahlen hat und diese bei willkürlichen Umsatzangaben
auch (unbewusst) benutzt.